Administratorem danych dotyczących strony, zgłoszeń, umów B2B, rozliczeń, Kont Trenerów, bezpieczeństwa, wsparcia i własnej analityki jest Quanmedia Sp. z o.o., ul. Żwirki 17, 90-539 Łódź, KRS 0000539599, NIP 7272794495, e-mail: kontakt@fitformiq.com, dalej „Operator”.
Administratorem danych Podopiecznych, planów, pomiarów, informacji o zdrowiu, komunikacji oraz zakupów u Trenera jest odpowiedni Trener. Jego dane powinny być widoczne w zaproszeniu, Koncie lub ofercie.
Wobec danych powierzonych przez Trenera Operator działa jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia. Wyjątkowo Operator jest odrębnym administratorem ograniczonych danych technicznych i dowodowych, gdy są one potrzebne do zabezpieczenia Platformy, zapobiegania nadużyciom, obsługi zgłoszeń prawnych lub obrony roszczeń.
Operator nie ustala podstawy prawnej, zakresu ani celu programów treningowych i dietetycznych Trenera. Pytania o takie dane i realizację praw Podopieczny powinien w pierwszej kolejności kierować do swojego Trenera. Operator wspiera Trenera i w razie potrzeby przekazuje mu żądanie.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zgłoszenia i kontakt: imię, nazwisko, e-mail, telefon, rola, firma, treść wiadomości i korespondencja.
Trenerzy i ich zespoły: dane identyfikacyjne i firmowe, NIP, adres, dane Konta i logowania, role, Pakiet, płatności, faktury, ustawienia, historia wsparcia i akceptacji dokumentów.
Podopieczni, na polecenie Trenera: dane kontaktowe i profilowe, plany, zadania, aktywności, harmonogramy, pomiary, zdjęcia, dane żywieniowe, postępy, informacje o stanie zdrowia oraz zakupy i treści wprowadzone do Platformy.
Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia i sesji, system, przeglądarka, wersja aplikacji, znaczniki czasu, logi bezpieczeństwa, diagnostyka błędów i ustawienia cookies lub localStorage.
Sklep i płatności: identyfikator zamówienia, kwota, status, Produkt, dane sprzedawcy i nabywcy. Pełne dane instrumentu płatniczego są co do zasady przetwarzane przez dostawcę płatności, nie przez Operatora.
Zgłoszenia prawne: dane zgłaszającego, wskazana Treść, uzasadnienie, dowody, decyzja i korespondencja.
Dane pochodzą bezpośrednio od użytkownika, od Trenera, od osób uprawnionych w jego organizacji, z urządzenia i logów albo od dostawcy płatności.
3. Cele, podstawy i okresy
Zawarcie i wykonanie umowy, aktywacja Konta, wsparcie i rozliczenia: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, przez czas umowy i obsługi rozliczeń. Dowody akceptacji dokumentów (Regulamin, Polityka, Umowa powierzenia) oraz dane umowne przechowujemy przez czas umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż 10 lat.
Faktury, podatki, rachunkowość i obowiązki wobec organów: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przez okres wymagany prawem, do 10 lat od końca właściwego roku.
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, statystyka techniczna, ustalanie i obrona roszczeń oraz doskonalenie usługi: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do ustania celu lub skutecznego sprzeciwu. Logi bezpieczeństwa przechowujemy do 18 miesięcy, a dane dotyczące roszczeń do ich przedawnienia, nie dłużej niż 10 lat.
Weryfikacja B2B (potwierdzenie statusu przedsiębiorcy i zawodowego celu zakupu): art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO. Dane nieudanych lub niezakończonych weryfikacji przechowujemy do 18 miesięcy, w celu obsługi ponowień, zapobiegania nadużyciom i obrony roszczeń.
Kontakt przed zawarciem umowy: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, do zakończenia rozmów, a następnie maksymalnie 12 miesięcy, chyba że powstanie umowa lub roszczenie.
Własny marketing Operatora: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla kanału elektronicznego dodatkowo wymagana zgoda wynikająca z prawa komunikacji elektronicznej, do sprzeciwu albo wycofania zgody.
Analityka strony: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na dostęp do urządzenia, do jej wycofania, nie dłużej niż okres życia danego identyfikatora.
Obsługa zgłoszeń bezprawnych treści i nakazów organów: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO, przez okres postępowania, a następnie do 3 lat lub dłużej, jeżeli wymaga tego prawo.
Dane Podopiecznych powierzone przez Trenera: przez czas jego umowy i zgodnie z jego udokumentowanymi instrukcjami, następnie przez okres eksportu i usunięcia opisany w Regulaminie oraz zwykły cykl bezpiecznego usuwania kopii zapasowych (do 30 dni).
Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane wyłącznie na polecenie Trenera. To Trener odpowiada za spełnienie art. 6 i art. 9 RODO, w szczególności uzyskanie wyraźnej zgody, jeżeli stanowi ona podstawę przetwarzania.
Podanie danych wymaganych do Konta, umowy lub płatności jest konieczne do wykonania usługi. Pozostałe dane są dobrowolne, lecz brak części z nich może ograniczyć funkcje.
4. Odbiorcy i transfery
Dane mogą otrzymać upoważnieni pracownicy i współpracownicy Operatora oraz dostawcy hostingu, poczty, wsparcia, monitoringu, kopii zapasowych, księgowości, obsługi prawnej i infrastruktury IT, wyłącznie w niezbędnym zakresie.
Aktualny wykaz kluczowych podmiotów przetwarzających dane na zlecenie Operatora obejmuje: Quanmedia Sp. z o.o. — hosting i infrastruktura (Polska, EOG); PayPro S.A. (Przelewy24) — obsługa płatności (Polska); Resend, Inc. — dostarczanie transakcyjnych wiadomości e-mail (Stany Zjednoczone, transfer na podstawie standardowych klauzul umownych). Wykaz może być aktualizowany; informację o zmianach można uzyskać pod adresem kontakt@fitformiq.com.
Przelewy24 i inni dostawcy płatności przetwarzają dane jako odrębni administratorzy zgodnie z własnymi dokumentami. Dane transakcji otrzymuje także sprzedający Trener.
Google Ireland Limited może otrzymać dane związane z Google Analytics wyłącznie po zgodzie analitycznej. Jeżeli strona pobiera fonty z serwerów Google, Google może otrzymać adres IP i dane techniczne połączenia.
Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym, gdy wynika to z prawa.
Dane usługowe są co do zasady hostowane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Gdy dostawca przetwarza dane poza EOG, Operator stosuje wymaganą podstawę transferu, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony, standardowe klauzule umowne i dodatkowe zabezpieczenia. Informację o zabezpieczeniu można uzyskać pod adresem kontakt@fitformiq.com.
5. Prawa
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje, zależnie od podstawy i roli administratora, prawo dostępu, kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu oraz wycofania zgody bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania.
Wniosek dotyczący danych obsługiwanych przez Operatora można wysłać na kontakt@fitformiq.com. Operator może zweryfikować tożsamość.
W sprawie danych prowadzonych przez Trenera należy skontaktować się z Trenerem. Wniosek otrzymany przez Operatora zostanie przekazany właściwemu Trenerowi, o ile będzie można go ustalić.
Przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
Operator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie. Zwykłe zabezpieczenia antyfraudowe mogą czasowo wstrzymać czynność do weryfikacji.
6. Cookies i localStorage
Niezbędne mechanizmy przechowują sesję, bezpieczeństwo, wybór języka, motyw i decyzję o cookies. Są potrzebne do usługi żądanej przez użytkownika i nie wymagają zgody.
Google Analytics 4 może używać identyfikatorów `_ga` i `_ga_<ID>` do pomiaru odwiedzin, urządzeń i źródeł ruchu. Są uruchamiane dopiero po zgodzie. Standardowy maksymalny okres działania wynosi 2 lata, lecz może zostać skrócony ustawieniami.
Odrzucenie analityki nie ogranicza podstawowych funkcji. Zgodę można w każdej chwili zmienić przez odnośnik „Ustawienia cookies” w stopce. Wycofanie działa na przyszłość.
Użytkownik może także usuwać i blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych mechanizmów może uniemożliwić logowanie lub zapamiętanie ustawień.
7. Bezpieczeństwo i małoletni
Operator stosuje środki adekwatne do ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji, haszowanie haseł, role i kontrolę dostępu, kopie zapasowe, aktualizacje, logowanie zdarzeń i procedury reagowania.
Żaden system nie daje pełnej gwarancji bezpieczeństwa. Użytkownik powinien używać silnego, unikalnego hasła, aktualnego urządzenia i nie przesyłać danych zbędnych.
Platforma nie jest kierowana samodzielnie do dzieci. Konto małoletniego tworzy się wyłącznie w relacji z Trenerem i po zapewnieniu przez Trenera wymaganej zgody lub innej podstawy prawnej.
8. Integracje z usługami Google
Trener może dobrowolnie połączyć swoje konto Google z Platformą, aby wizyty i zajęcia zaplanowane w FitFormiq trafiały do jego kalendarza Google i pozostawały z nim zsynchronizowane. Integracja jest opcjonalna i nie warunkuje korzystania z Platformy.
Po udzieleniu zgody Operator korzysta wyłącznie z zakresu https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, czyli dostępu do wydarzeń kalendarza. Operator tworzy, aktualizuje i usuwa jedynie wydarzenia odpowiadające rezerwacjom utworzonym w FitFormiq. Operator nie żąda dostępu do zarządzania samymi kalendarzami.
Wykorzystanie i przekazywanie przez FitFormiq informacji otrzymanych z interfejsów API Google odbywa się zgodnie z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika usług interfejsu API Google (developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), w tym z wymogami ograniczonego wykorzystania (Limited Use).
Dane uzyskane z interfejsów API Google nie są wykorzystywane do wyświetlania reklam ani budowania profili reklamowych, nie są sprzedawane ani udostępniane brokerom danych i nie są przekazywane osobom trzecim poza zakresem niezbędnym do świadczenia usługi, wymaganym przepisami prawa lub objętym wyraźną zgodą użytkownika.
Osoby działające po stronie Operatora nie odczytują treści danych pochodzących z interfejsów API Google, z wyjątkiem sytuacji, gdy użytkownik wyraźnie o to poprosi w ramach wsparcia, gdy jest to niezbędne ze względów bezpieczeństwa lub gdy wymaga tego prawo.
Połączenie z kontem Google można w każdej chwili rozłączyć w widoku Kalendarza w Platformie albo cofnąć bezpośrednio w ustawieniach konta Google. Po rozłączeniu Operator przestaje korzystać z tokenów dostępu i usuwa je ze swoich systemów. Wydarzenia utworzone wcześniej w kalendarzu Google pozostają w dyspozycji użytkownika i nie są automatycznie usuwane.
Trener może również wskazać identyfikator swojej wizytówki w Mapach Google, aby zaimportować publicznie dostępne opinie na swoją stronę. Operator pobiera wówczas wyłącznie dane publiczne udostępniane przez Google i nie uzyskuje dostępu do konta Trenera.
Google Analytics oraz fonty Google opisano odpowiednio w sekcjach 4 i 6. Nie korzystają one z połączenia konta opisanego w niniejszej sekcji.
9. Zmiany i kontakt
Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianą prawa, dostawców lub funkcji. Istotne zmiany są komunikowane w Platformie lub e-mailem.
Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@fitformiq.com.
